Hồ sơ, thủ tục miễn giấy phép lao động chi tiết từ A-Z

Trong bối cảnh nền kinh tế thị trường ngày càng phát triển, chính sách miễn giấy phép lao động cho người nước ngoài tại Việt Nam đóng vai trò quan trọng trong việc thu hút nhân lực chất lượng cao. Hiện có khoảng 20 trường hợp được hưởng chính sách này, giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và chi phí khi hoàn thiện các thủ tục pháp lý. Để tránh sai sót và đảm bảo tuân thủ đúng quy định, doanh nghiệp cần cập nhật những thông tin mới nhất về quy trình xin xác nhận miễn giấy phép lao động. Bài viết dưới đây của May Travel sẽ cung cấp hướng dẫn chi tiết, giúp bạn thực hiện mọi thủ tục một cách nhanh chóng và chính xác nhất.

Miễn giấy phép lao động là gì?

Miễn giấy phép lao động là thuật ngữ dùng để chỉ những trường hợp người lao động nước ngoài không cần thực hiện thủ tục xin cấp hoặc cấp lại giấy phép lao động khi làm việc tại Việt Nam. Tuy nhiên, điều này không đồng nghĩa với việc được miễn hoàn toàn các thủ tục pháp lý. Thay vào đó, họ sẽ phải thực hiện thủ tục xin xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động.

Thủ tục này được quy định rõ trong Bộ luật Lao động số 45/2019/QH14 (có hiệu lực từ 01/01/2021) và Nghị định 152/2020/NĐ-CP (có hiệu lực từ 15/02/2021). Giấy xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động đóng vai trò như một văn bản pháp lý hợp lệ, cho phép người nước ngoài làm việc hợp pháp và có thể sử dụng để xin thẻ tạm trú nếu có nhu cầu định cư lâu dài tại Việt Nam.

Những trường hợp được miễn giấy phép lao động theo quy định hiện hành

Theo quy định tại Điều 154 Bộ luật Lao động 2019 và Điều 7 Nghị định 152/2020/NĐ-CP, có 20 trường hợp người lao động nước ngoài được miễn thủ tục xin cấp mới hoặc cấp lại giấy phép lao động tại Việt Nam. Các trường hợp được miễn bao gồm:

• Người nước ngoài là thành viên góp vốn hoặc chủ sở hữu của công ty trách nhiệm hữu hạn tại Việt Nam, với tổng giá trị phần góp vốn từ 3 tỷ đồng trở lên.
• Người nước ngoài giữ vai trò thành viên Hội đồng quản trị hoặc Chủ tịch công ty cổ phần có vốn điều lệ từ 3 tỷ đồng trở lên.
• Là người lao động nước ngoài được doanh nghiệp mẹ tại nước ngoài điều chuyển sang chi nhánh, văn phòng đại diện tại Việt Nam trong 11 lĩnh vực dịch vụ đã cam kết với WTO, bao gồm: kinh doanh, thông tin, xây dựng, phân phối, giáo dục, môi trường, tài chính, y tế, du lịch, văn hóa giải trí và vận tải.
• Người nước ngoài làm việc trong các chương trình, dự án sử dụng vốn ODA, đảm nhận các vai trò như chuyên gia tư vấn, kỹ thuật, xây dựng, giám sát, thẩm định, đánh giá hoặc quản lý.
• Người nước ngoài được Bộ Ngoại giao Việt Nam cấp giấy phép hoạt động thông tin, báo chí tại Việt Nam.
• Chuyên gia nước ngoài được cử đến giảng dạy, nghiên cứu tại các trường quốc tế thuộc sự quản lý của cơ quan ngoại giao hoặc Liên hợp quốc hay tại các cơ sở giáo dục thành lập theo hiệp định quốc tế mà Việt Nam là thành viên.
• Người nước ngoài làm việc tại Việt Nam với tư cách tình nguyện viên, không nhận lương, theo chương trình được tổ chức quốc tế hoặc cơ quan đại diện ngoại giao xác nhận.
• Người lao động nước ngoài đảm nhận vị trí quản lý, điều hành, chuyên gia hoặc kỹ thuật viên với thời gian làm việc không quá 30 ngày/lần và tổng số lần không vượt quá 3 lần trong 1 năm.
• Người nước ngoài làm việc tại Việt Nam để thực hiện các thỏa thuận quốc tế đã được ký giữa cơ quan, tổ chức của Trung ương hoặc cấp tỉnh với đối tác nước ngoài.
• Học sinh, sinh viên đang học ở nước ngoài vào thực tập tại Việt Nam theo thỏa thuận giữa cơ sở giáo dục và tổ chức tại Việt Nam, bao gồm cả học viên thực tập, tập sự trên tàu biển của Việt Nam.
• Người nước ngoài là vợ/chồng, con hoặc người phụ thuộc đi cùng các thành viên làm việc trong cơ quan đại diện nước ngoài tại Việt Nam.
• Người nước ngoài sử dụng hộ chiếu công vụ đến Việt Nam làm việc cho cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị hoặc chính trị – xã hội.
• Người nước ngoài có trách nhiệm thành lập sự hiện diện thương mại của doanh nghiệp nước ngoài tại Việt Nam.
• Người lao động nước ngoài đến giảng dạy hoặc nghiên cứu và được Bộ Giáo dục và Đào tạo xác nhận rõ ràng về mục đích và thời gian làm việc.
• Người giữ vị trí Trưởng văn phòng đại diện, trưởng dự án hoặc người chịu trách nhiệm chính về hoạt động của tổ chức quốc tế, tổ chức phi chính phủ nước ngoài tại Việt Nam.
• Người nước ngoài đến Việt Nam trong thời gian không quá 3 tháng để chào bán dịch vụ.
• Người nước ngoài nhập cảnh Việt Nam để xử lý các sự cố kỹ thuật, công nghệ phức tạp ảnh hưởng đến sản xuất hoặc kinh doanh mà chuyên gia trong nước không đủ khả năng xử lý với thời gian lưu trú không quá 3 tháng.
• Người nước ngoài đã được cấp Giấy phép hành nghề luật sư tại Việt Nam theo quy định của pháp luật.
• Người nước ngoài làm việc tại Việt Nam theo các hiệp định quốc tế mà Việt Nam là thành viên.
• Người lao động nước ngoài đã kết hôn hợp pháp với công dân Việt Nam và hiện đang sinh sống tại Việt Nam.

Điều kiện xin xác nhận miễn giấy phép lao động cho người nước ngoài

Để được miễn thủ tục cấp giấy phép lao động, người lao động nước ngoài phải đáp ứng đầy đủ các điều kiện theo quy định tại Nghị định 152/2020/NĐ-CP và các văn bản pháp luật liên quan.

Điều kiện chung

• Có đầy đủ năng lực hành vi dân sự theo quy định của pháp luật Việt Nam.
• Có sức khỏe phù hợp với công việc dự kiến thực hiện tại Việt Nam.
• Không bị truy cứu trách nhiệm hình sự hoặc phạm tội theo quy định của pháp luật Việt Nam hoặc pháp luật quốc tế.
• Thuộc một trong các trường hợp được miễn giấy phép lao động như quy định tại Điều 7 Nghị định 152/2020/NĐ-CP.
• Có văn bản chấp thuận về việc sử dụng lao động nước ngoài được cấp bởi cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam.

Điều kiện riêng

• Đối với chuyên gia: Cần có bằng đại học trở lên và ít nhất 3 năm kinh nghiệm làm việc đúng chuyên môn với vị trí dự kiến tại Việt Nam. Trường hợp không có bằng cấp phù hợp, đương đơn cần có tối thiểu 5 năm kinh nghiệm thực tế cùng với chứng chỉ hành nghề phù hợp.
• Đối với nhà quản lý: Là người đảm nhiệm các vị trí quản lý cấp cao trong doanh nghiệp như giám đốc, tổng giám đốc, chủ tịch hội đồng quản trị, chủ doanh nghiệp tư nhân hoặc chức danh tương đương có quyền quyết định chiến lược, điều hành tổ chức.
• Đối với giám đốc điều hành: Là người đứng đầu và trực tiếp chịu trách nhiệm trong việc điều hành toàn bộ hoạt động kinh doanh hoặc vận hành của tổ chức, doanh nghiệp tại Việt Nam.
• Đối với lao động kỹ thuật: Có trình độ chuyên môn kỹ thuật và kinh nghiệm phù hợp với lĩnh vực công việc được giao.

Trọn bộ hồ sơ xin xác nhận miễn giấy phép lao động

Theo khoản 3 Điều 8 Nghị định 152/2020/NĐ-CP, bộ hồ sơ xin xác nhận miễn thủ tục cấp giấy phép lao động bao gồm các giấy tờ sau:

• Giấy đề nghị xác nhận miễn giấy phép lao động theo mẫu số 09/PLI Phụ lục I ban hành kèm theo Nghị định 152/2020/NĐ-CP.
• Bản sao hộ chiếu có chứng thực, trong đó hộ chiếu phải còn hiệu lực tại thời điểm nộp hồ sơ.
• Giấy khám sức khỏe do cơ sở y tế trong nước hoặc nước ngoài cấp, có thời hạn sử dụng không quá 12 tháng tính đến ngày nộp hồ sơ.
• Văn bản chấp thuận nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài do cơ quan có thẩm quyền cấp (trừ những trường hợp được miễn thủ tục xác định nhu cầu).
• Các tài liệu chứng minh người lao động thuộc diện miễn giấy phép lao động.

Lưu ý: Một trong các giấy tờ chứng minh người nước ngoài không thuộc diện cấp giấy phép lao động gồm:

• Văn bản cử người lao động sang làm việc tại Việt Nam từ doanh nghiệp nước ngoài, trong đó nêu rõ chức danh, vị trí và thời gian làm việc.
• Văn bản chứng minh người lao động là chuyên gia hoặc lao động kỹ thuật, kèm theo bằng cấp, chứng chỉ hành nghề và xác nhận kinh nghiệm phù hợp.
• Giấy tờ xác nhận người lao động đã làm việc tại doanh nghiệp nước ngoài ít nhất 12 tháng trước khi được cử sang Việt Nam.
• Hồ sơ chứng minh sự hiện diện thương mại của doanh nghiệp nước ngoài tại Việt Nam như Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, giấy phép thành lập chi nhánh hoặc văn phòng đại diện do cơ quan có thẩm quyền cấp.
• Đối với người nước ngoài là thân nhân của thành viên cơ quan đại diện ngoại giao tại Việt Nam, cần cung cấp giấy chứng nhận kết hôn, sổ hộ khẩu hoặc các giấy tờ tương đương để xác nhận mối quan hệ hợp pháp.

Thời hạn hiệu lực của giấy xác nhận miễn giấy phép lao động là bao lâu?

Theo quy định tại Bộ luật Lao động 2019, giấy xác nhận người lao động nước ngoài thuộc diện miễn giấy phép lao động có hiệu lực tối đa 2 năm. Tuy nhiên, thời hạn cụ thể thường không cố định mà phụ thuộc vào từng trường hợp cụ thể như: thời hạn hợp đồng lao động, thời gian thực hiện nhiệm vụ, thời gian đảm nhiệm chức danh quản lý hoặc nội dung của các thỏa thuận hợp tác giữa các bên.

Khi hợp đồng lao động hết hiệu lực, nhiệm vụ được hoàn thành hoặc chức danh quản lý chấm dứt thì giấy xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động cũng sẽ hết hiệu lực. Nếu người lao động nước ngoài muốn tiếp tục làm việc tại Việt Nam, họ sẽ cần tiến hành thủ tục xin lại giấy xác nhận miễn giấy phép lao động hoặc trong trường hợp không đủ điều kiện miễn, thì phải nộp hồ sơ xin cấp lại giấy phép lao động theo quy định.

Thủ tục xin xác nhận miễn giấy phép lao động chi tiết

Đối với trường hợp không cần xác định nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài

Bước 1: Chuẩn bị và nộp hồ sơ

Doanh nghiệp và người lao động nước ngoài cần chuẩn bị đầy đủ hồ sơ xin miễn thủ tục cấp giấy phép lao động theo danh mục đã quy định. Hồ sơ phải được nộp trực tuyến ít nhất 10 ngày trước ngày người lao động bắt đầu làm việc, thông qua Cổng Dịch vụ công của tỉnh/thành phố nơi người lao động dự kiến làm việc. Tùy theo yêu cầu của từng địa phương, cơ quan chức năng có thể yêu cầu nộp bản giấy đến Bộ Nội vụ hoặc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh để hoàn tất quy trình.

Lưu ý: Theo các quy định tại Điều 154 Bộ luật Lao động 2019, Điều 7 Nghị định 152/2020/NĐ-CP và Nghị định 70/2023/NĐ-CP, một số trường hợp đặc biệt tuy không phải làm thủ tục miễn giấy phép lao động, nhưng vẫn phải báo cáo bằng văn bản đến Bộ hoặc Sở Nội vụ. Báo cáo này cần được gửi ít nhất 3 ngày làm việc trước ngày bắt đầu công việc và phải nêu rõ: họ tên, tuổi, quốc tịch, số hộ chiếu, tên đơn vị sử dụng lao động, cùng thời gian bắt đầu và kết thúc làm việc.

Bước 2: Nhận kết quả xác nhận

Trong vòng 5 ngày làm việc kể từ khi tiếp nhận đầy đủ hồ sơ hợp lệ, cơ quan có thẩm quyền sẽ cấp văn bản xác nhận người lao động không thuộc diện cấp lại giấy phép lao động. Nếu hồ sơ bị từ chối, doanh nghiệp sẽ nhận được phản hồi bằng văn bản và nêu rõ lý do không chấp thuận.

Đối với trường hợp cần xác định nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài

Bước 1: Thông báo tuyển dụng lao động Việt Nam

Trước khi nộp hồ sơ giải trình, doanh nghiệp phải thông báo tuyển dụng người lao động Việt Nam ít nhất 15 ngày trên:

• Cổng thông tin của Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội (Cục Việc làm).
• Cổng thông tin của Trung tâm dịch vụ việc làm thuộc UBND tỉnh/thành phố.

Nội dung thông báo cần nêu rõ: Vị trí/chức danh tuyển dụng, mô tả công việc, số lượng cần tuyển, yêu cầu về chuyên môn – kinh nghiệm, mức lương dự kiến, thời gian và địa điểm làm việc. Nếu không tuyển được ứng viên phù hợp, doanh nghiệp mới được phép sử dụng lao động nước ngoài.

Bước 2: Giải trình và xin chấp thuận sử dụng lao động nước ngoài

Doanh nghiệp (trừ nhà thầu) có nhu cầu sử dụng người lao động nước ngoài cần nộp hồ sơ giải trình trực tuyến lên Cổng Dịch vụ công của địa phương nơi người nước ngoài sẽ làm việc. Thời gian nộp là ít nhất 30 ngày trước ngày dự kiến sử dụng lao động. Nếu hồ sơ đầy đủ và hợp lệ, doanh nghiệp sẽ nhận được văn bản chấp thuận sử dụng lao động nước ngoài trong khoảng 10 ngày làm việc.

Bước 3: Nộp hồ sơ xin xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động

Sau khi có văn bản chấp thuận, doanh nghiệp và người lao động tiếp tục hoàn thiện hồ sơ xin xác nhận miễn thủ tục cấp giấy phép lao động theo hướng dẫn. Hồ sơ cần được nộp trực tuyến trước ít nhất 10 ngày tính từ ngày người lao động bắt đầu làm việc. Tùy theo quy định của từng địa phương, cơ quan chức năng có thể yêu cầu nộp thêm hồ sơ bản cứng đến Bộ Nội vụ hoặc UBND cấp tỉnh.

Bước 4: Nhận kết quả xác nhận

Trong vòng 5 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ, Bộ Nội vụ hoặc Sở Nội vụ sẽ cấp văn bản xác nhận người lao động thuộc diện miễn giấy phép lao động (theo Mẫu số 10/PLI ban hành kèm Nghị định 152/2020/NĐ-CP). Nếu không chấp thuận, doanh nghiệp sẽ được thông báo lý do bằng văn bản.

Một số thắc mắc thường gặp về giấy phép lao động cho người nước ngoài

Trên đây là toàn bộ thông tin quan trọng liên quan đến thủ tục xác nhận miễn giấy phép lao động dành cho người lao động nước ngoài tại Việt Nam. Nếu cần hỗ trợ chuẩn bị hồ sơ hoặc tư vấn chi tiết theo từng trường hợp cụ thể, đừng ngần ngại liên hệ với May Travel qua hotline 0917.607.117 – 0901.383.116 để được hướng dẫn tận tình và nhanh chóng nhé.

Đội ngũ tư vấn

Ms. Kim Hoàng

Điện thoại: 0917 607 117 -

Ms. Sa Sa

Điện thoại: 0933 094 119 -

Mr. Thái

Điện thoại: 0916 030 112 -

Ms. Giao Linh

Điện thoại: 0901 383 116 -

Ms. Phương

Điện thoại: 0913 322 110 -

Mr. Hân Vũ

Điện thoại: 0915 960 113 -