Cách viết mẫu thư mời xin visa Trung Quốc đúng chuẩn

Mẫu thư mời xin visa Trung Quốc là giấy tờ quan trọng trong hồ sơ xin visa đối với nhiều mục đích nhập cảnh như công tác, thăm thân,… Một thư mời được trình bày đúng quy định, đầy đủ thông tin sẽ giúp cơ quan lãnh sự dễ dàng xác minh mục đích chuyến đi và tăng khả năng được cấp visa. Trong bài viết này, May Travel sẽ cung cấp mẫu thư mời xin visa Trung Quốc mới nhất, hướng dẫn cách điền chi tiết từng mục và những lưu ý quan trọng để bạn chuẩn bị hồ sơ chính xác ngay từ lần đầu.

Khi nào cần mẫu thư mời xin visa Trung Quốc?

Không phải tất cả các loại visa Trung Quốc đều yêu cầu thư mời. Tuy nhiên, với nhiều diện visa như công tác, thăm thân hay du học, thư mời là giấy tờ bắt buộc để chứng minh mục đích nhập cảnh và là căn cứ để cơ quan lãnh sự xem xét cấp visa. Dưới đây là những trường hợp cần chuẩn bị mẫu thư mời xin visa Trung Quốc.

Visa công tác (M)

Visa M áp dụng cho người sang Trung Quốc để làm việc ngắn hạn như gặp gỡ đối tác, tham dự hội chợ, khảo sát thị trường, ký kết hợp đồng hoặc thực hiện các hoạt động thương mại.

Do đó, thư mời phải được cấp bởi doanh nghiệp hoặc tổ chức hoạt động hợp pháp tại Trung Quốc. Trong thư có đầy đủ thông tin của người được mời, mục đích chuyến đi, thời gian lưu trú và chữ ký, con dấu của đơn vị phát hành.

Cung cấp thư mời từ đối tác Trung Quốc khi xin visa công tác (M)

Visa thăm thân (Q, S)

Nếu mục đích nhập cảnh là thăm người thân đang sinh sống tại Trung Quốc, bạn cần bổ sung mẫu thư mời thăm thân Trung Quốc trong bộ hồ sơ.

• Visa Q1, Q2: Dành cho người có thân nhân là công dân Trung Quốc hoặc người nước ngoài có thẻ thường trú tại Trung Quốc.
• Visa S1, S2: Dành cho người đến thăm thân nhân là người nước ngoài đang học tập, làm việc hoặc cư trú hợp pháp tại Trung Quốc.

Ngoài thư mời, hồ sơ cần cung cấp giấy tờ chứng minh quan hệ gia đình như giấy khai sinh, giấy đăng ký kết hôn hoặc các tài liệu liên quan khác.

Thư mời thăm thân khi xin visa Trung Quốc loại Q

Xin visa du học (X)

Đối với người sang Trung Quốc học tập, thư mời chính là Giấy báo nhập học (Admission Notice) do trường học hoặc cơ sở đào tạo cấp.

Ngoài giấy báo nhập học, đương đơn còn phải nộp mẫu JW201 hoặc JW202 (tùy chương trình học) do cơ quan có thẩm quyền của Trung Quốc phát hành. Đây là những giấy tờ bắt buộc để được xét cấp visa du học.

Thư mời của visa du học (X) chính là Giấy báo nhập học (Admission Notice)

Nội dung cần có trong mẫu thư mời xin visa Trung Quốc

Thư mời là một trong những giấy tờ quan trọng khi xin visa Trung Quốc đối với các diện như công tác, thăm thân, thương mại hoặc một số trường hợp đặc biệt. Mặc dù mỗi công ty hoặc cá nhân có thể sử dụng mẫu thư mời khác nhau, nhưng nội dung cần đảm bảo đầy đủ các thông tin dưới đây.

Information of Inviter (Thông tin người mời)

• Name of Inviter: Ghi đầy đủ họ và tên của người mời theo giấy tờ tùy thân.
• Gender: Chọn Male nếu là nam hoặc Female nếu là nữ.
• Date of Birth: Điền ngày, tháng, năm sinh của người mời.
• Chinese ID Number/Resident Permit No.: Ghi số căn cước công dân Trung Quốc hoặc số giấy phép cư trú (nếu là người nước ngoài đang sinh sống hợp pháp tại Trung Quốc).
• Address: Điền địa chỉ cư trú hoặc địa chỉ làm việc tại Trung Quốc.
• Phone Number: Ghi số điện thoại liên hệ.
• E-mail: Điền địa chỉ email của người mời.
• Relationship with the Invitee: Ghi rõ mối quan hệ với người được mời như Business Partner, Employer, Friend, Brother, Sister, Parent… Đối với visa công tác, nên ghi đúng mối quan hệ hợp tác kinh doanh giữa doanh nghiệp Trung Quốc và doanh nghiệp Việt Nam.

Information of the Invitee (Thông tin người được mời)

• Name: Ghi đầy đủ họ và tên theo hộ chiếu.
• Chinese Name (if any): Nếu có tên tiếng Trung thì điền, nếu không có có thể để trống.
• Gender: Giới tính của người được mời.
• Date of Birth: Ghi đúng ngày, tháng, năm sinh.
• Nationality: Điền quốc tịch (Vietnamese).
• Passport Number: Ghi chính xác số hộ chiếu.
• E-mail: Địa chỉ email của người xin visa.
• Phone Number: Số điện thoại liên hệ.

Visit Information of the Invitee (Thông tin chuyến đi)

• Purpose of Visit: Ghi mục đích chuyến đi như Business Visit, Business Meeting, Trade Fair, Factory Visit, Family Visit…
• Date of Arrival: Ngày dự kiến nhập cảnh vào Trung Quốc.
• Date of Departure: Ngày dự kiến rời Trung Quốc.
• Duration of Stay in China: Thời gian lưu trú dự kiến, ví dụ 7 days hoặc 15 days.
• Number of Entries: Ghi số lần nhập cảnh theo loại visa xin cấp như Single Entry, Double Entries hoặc Multiple Entries.
• Places to Visit in China: Liệt kê các thành phố hoặc địa điểm sẽ đến, chẳng hạn Beijing, Guangzhou, Shanghai, Shenzhen,…

Travel Expense Paid By (Thông tin người chi trả chi phí)

Tại mục này, đánh dấu (✓) vào ô phù hợp:

• Invitee: Người được mời tự thanh toán toàn bộ chi phí chuyến đi.
• Inviter: Công ty hoặc người mời tại Trung Quốc chi trả chi phí.
• Other: Khác. Nếu chọn mục này, cần ghi rõ tên đơn vị hoặc cá nhân chịu trách nhiệm.

Để hồ sơ rõ ràng hơn, bạn nên nêu cụ thể các khoản chi như vé máy bay, khách sạn, chi phí đi lại hoặc sinh hoạt do bên nào thanh toán.

Ký tên xác nhận

Sau khi hoàn tất nội dung, người mời ký tên ở ô Sign of Inviter và ghi rõ ngày viết thư mời.

Nếu thư mời do doanh nghiệp phát hành, cần đóng dấu đỏ của công ty. Trường hợp thư mời có từ 02 trang trở lên, nên đóng dấu giáp lai giữa các trang để đảm bảo tính pháp lý khi nộp hồ sơ xin visa Trung Quốc.

Thông tin có trong mẫu thư mời xin visa Trung Quốc

Lưu ý khi viết mẫu thư mời xin visa Trung Quốc

Để mẫu thư mời sang Trung Quốc được cơ quan lãnh sự chấp nhận và tránh làm chậm quá trình xét duyệt hồ sơ, bạn nên lưu ý một số điểm quan trọng sau:

• Điền đầy đủ thông tin theo yêu cầu, bao gồm thông tin người mời, người được mời, mục đích nhập cảnh, thời gian lưu trú, địa điểm đến và thông tin liên hệ của các bên.
• Đảm bảo mọi thông tin thống nhất với hộ chiếu, tờ khai xin visa và các giấy tờ khác trong hồ sơ. Các thông tin như họ tên, số hộ chiếu, ngày sinh và thời gian chuyến đi không được có sai lệch.
• Nêu rõ mục đích chuyến đi và thời gian lưu trú tại Trung Quốc. Nội dung càng cụ thể càng giúp cơ quan xét duyệt dễ dàng xác minh và đánh giá hồ sơ.
• Thư mời cần được viết bằng tiếng Trung, tiếng Anh hoặc song ngữ Trung – Anh.
• Những thông tin thiếu chính xác, không đầy đủ hoặc có dấu hiệu mâu thuẫn với hồ sơ xin visa có thể khiến bạn bị yêu cầu bổ sung giấy tờ, kéo dài thời gian xét duyệt hoặc thậm chí bị từ chối cấp visa.

Lưu ý: Nếu thư mời do doanh nghiệp tại Trung Quốc viết, thư mời có chữ ký của người đại diện, dấu đỏ của công ty và thông tin liên hệ rõ ràng để tăng tính xác thực và độ tin cậy của hồ sơ.

Lưu ý khi viết mẫu thư mời xin visa Trung Quốc

Việc sử dụng mẫu thư mời xin visa Trung Quốc đúng quy định là yếu tố quan trọng giúp hồ sơ của bạn được đánh giá nhanh chóng và hạn chế yêu cầu bổ sung giấy tờ. Trước khi nộp hồ sơ, hãy kiểm tra kỹ các thông tin trên thư mời để đảm bảo thống nhất với hộ chiếu, tờ khai xin visa và các giấy tờ liên quan. Nếu bạn cần hỗ trợ tư vấn visa Trung Quốc, hãy liên hệ May Travel qua hotline: 0917 607 117 – 028 3535 3316. Dịch vụ làm visa Trung Quốc của May Travel sẽ hỗ trợ bạn chuẩn bị bộ hồ sơ chuẩn chỉnh, nâng cao tỷ lệ được cấp thị thực từ lần nộp đầu tiên.